Städning i bostadsrättsförening och samfällighet: så skriver styrelsen en bra upphandling
Ska styrelsen upphandla städning av gemensamma utrymmen? En bra upphandling beskriver yta per zon, vilka ytor som ingår, frekvens per uppgift och önskad kvalitetsnivå enligt INSTA 800 – inte bara ”trappstädning en gång i veckan”. Då blir offerterna jämförbara och ni slipper jämföra äpplen och päron. Kontrollera också att företaget har laglig status i Renholdsregisteret (Renholdsregisteret hos Arbeidstilsynet). Det är ett lagkrav.
Vad bör upphandlingen specificera?
Det vanligaste misstaget är att skicka ut en förfrågan på två rader: ”Vi behöver trappstädning i två trappuppgångar, vad kostar det?” Då får ni fem offerter som är omöjliga att jämföra, eftersom varje leverantör har gissat olika om omfattningen. Beskriv jobbet precist i stället.
En upphandling som ger bra, jämförbara offerter bör innehålla:
- Yta per zon i kvadratmeter. Trapphus, tvättstuga, gemensamma korridorer, hiss, garage, cykelrum, soprum. Räkna ihop ytan eller hämta den från ritningarna.
- Vilka ytor som ingår. Golv, ledstänger, dörrhandtag, postboxar, glaspartier i entrédörr, lister, fönsterbrädor. En post som ”trappstädning” tolkas väldigt olika.
- Frekvens per uppgift. Golvtvätt veckovis, men ledstänger och kontaktytor kanske två gånger i veckan, fönster i trapphus två gånger om året. Skilj mellan rutinuppgifter och periodisk städning.
- Önskad kvalitetsnivå (INSTA 800). Ange vilken nivå ni förväntar er på en skala från 0 till 5 (mer om detta nedan).
- Vinterrutin för entréparti. Salt, sand och slask sliter på golvet och dras långt in. Beskriv extra mattor, tätare tvätt av de första metrarna och om leverantören ska följa upp under säsongen. Se även vinterstädning mot salt och slask.
- Krav på laglig status i Renholdsregisteret och dokumenterad ansvarsförsäkring.
Ju mer ni fyller i själva, desto mindre utrymme finns det för en leverantör att sätta ett lågt pris genom att skära ner på det ni faktiskt behöver.
Hur ofta bör trapporna städas?
Det finns inget facit, och det är just därför frekvensen bör beskrivas och inte antas. En vanlig huvudregel är våttorkning av trapphuset en gång i veckan, med torrmoppning eller en extra runda mitt i veckan i de mest trafikerade fastigheterna. Trapphus med lite trafik och få boende kan klara sig utmärkt med varannan vecka.
Om vintern ändras kalkylen. När de boende drar in salt och slask från trottoaren drar fukt och kalkrester långt in i trapphuset, och entrépartiet blir slitet och grått. Då kan det löna sig med två städningar i veckan av de första metrarna, även om resten av trapphuset behåller sin veckovisa frekvens.
Ett bättre grepp än att diktera frekvensen är att beskriva resultatet ni vill ha. Säg att golvet ska vara fritt från synlig smuts och sand, att ledstänger och dörrhandtag ska vara rena att ta på, och att entrépartiet inte ska ha grå ränder av salt. Då kan leverantören föreslå den frekvens som faktiskt ger det resultatet, och ni kan mäta om de levererar.
Vad är INSTA 800, och hur använder styrelsen det?
NS-INSTA 800 är en nordisk standard för att mäta och dokumentera städkvalitet på en skala från 0 till 5, där 5 är högst. Den säger ingenting om metod eller hur ofta det städas, bara hur rent det faktiskt är när jobbet är klart. Det gör den användbar för en styrelse: i stället för att käbbla om att ”det ser inte rent ut”, kan ni avtala en mätbar nivå och kontrollera mot den.
Var precis i ordvalet. INSTA 800 är en kvalitetsstandard, inte en företagscertifiering. En leverantör kan erbjuda städning enligt INSTA 800-nivå, men ingen är ”INSTA 800-certifierad” som företag. Be hellre om att de levererar och dokumenterar en bestämd nivå, och att ni kan göra stickprov.
För trapphus och gemensamma korridorer är nivå 3 ofta en bra utgångspunkt: rent och snyggt för daglig användning, utan att överprisas för en nivå som passar ett sjukhus. Representationsytor eller receptionszoner i större samfälligheter eller bostadsrättsföreningar kan ligga högre. Vill du förstå mekaniken bakom nivåerna har vi en egen genomgång av vad INSTA 800 betyder för köpare av kontorsstädning.
Hur jämför styrelsen offerterna på rätt sätt?
Pris är det enklaste att jämföra och det farligaste att se isolerat. För anställda över 18 år i privata städföretag är den allmängiltigförklarade minimilönen 236,54 NOK/timme från och med 15 juni 2025, med en lägre sats för arbetstagare under 18 år och minst 29 NOK/timme i nattillägg. När någon ligger långt under marknaden på timpris bör du undersöka om de har räknat med för få timmar eller utelämnat delar av leveransen. Priset ensamt visar inte vad någon får i lön eller om arbetet är lagligt.
Jämför offerterna på lika villkor:
| Vad du kontrollerar | Varför det spelar roll |
|---|---|
| Samma yta och samma zoner | Olika omfattning gör priserna omöjliga att jämföra |
| Samma frekvens per uppgift | En offert kan ha räknat med hälften så många städtillfällen |
| Samma kvalitetsnivå (INSTA 800) | Nivå 2 kostar mindre än nivå 4 av en anledning |
| Antal timmar, inte bara totalpris | Avslöjar om någon har underbudgeterat tiden |
| Laglig status i Renholdsregisteret | Lagkrav – utan det är köpet olagligt |
| Ansvarsförsäkring och referenser | Täcker skador och visar att de levererar över tid |
Be om att varje offert uppger uppskattat antal timmar per månad och vem som har ansvaret vid sjukdom och semester. Ett lågt totalbelopp som förutsätter att städningen ställs in i juli är ingen besparing. Principerna är desamma som vid köp av kontorsstädning, och vår översikt över priser för kontorsstädning ger en bild av var marknaden ligger per 2026.
Varför måste företaget ha laglig status i Renholdsregisteret?
Detta är inte en rekommendation, det är lagen. Sedan 1 juli 2018 har det varit olagligt – även för privatpersoner och därmed för en bostadsrättsförening eller samfällighet – att köpa städtjänster från en verksamhet som saknar laglig status i Renholdsregisteret hos Arbeidstilsynet. Ett sådant köp är straffbart.
Kontrollen tar två minuter: sök upp företaget i Renholdsregisteret innan ni signerar, och kontrollera att statusen är ”Godkjent”, ”Søknad under behandling” eller ”HMS-kortbestilling under behandling”. Får ni inga träffar, eller är statusen ”Ikke godkjent”, ska ni stoppa där. Vi går igenom detta noggrannare i guiden om laglig städhjälp och Renholdsregisteret.
Hur långt bör kontraktet vara?
En vanlig och förnuftig ram är 12 månader med ömsesidig uppsägningstid på en till tre månader. Det ger leverantören tillräcklig förutsägbarhet för att bemanna fast, och styrelsen en reell utväg om kvaliteten brister. Undvik långa bindningstider utan uppsägningsklausul. En styrelse byts ut regelbundet, och ni ska inte binda en ny styrelse till ett avtal som ingen är nöjd med.
Lägg till en punkt om att kvaliteten kan utvärderas, gärna med ett enkelt INSTA 800-stickprov efter de första månaderna, och att kvarstående avvikelser ger grund för att säga upp avtalet i förtid. Kom också överens om hur prisreglering ska beräknas, dokumenteras och aviseras, i stället för att lägga in en automatisk förändring i juni.
Återanvändbar checklist för upphandling för styrelsen
Spara denna och använd den varje gång städningen av de gemensamma utrymmena ska upphandlas:
- Yta uppmätt per zon (trapphus, korridorer, hiss, garage, förråd)
- Lista över vilka ytor som ingår per zon
- Frekvens angiven per uppgift, inte bara ”trappstädning”
- Önskad INSTA 800-nivå angiven (typiskt nivå 3 för trapphus)
- Vinterrutin för entréparti beskriven
- Krav på laglig status i Renholdsregisteret med i förfrågan
- Krav på ansvarsförsäkring och minst två referenser
- Be om uppskattat antal timmar per månad, inte bara totalpris
- Klargjort vem som täcker upp vid sjukdom och semester
- Kontraktslängd 12 månader med 1–3 månaders uppsägning och utvärderingspunkt
- Kontrollera att varje företag har laglig status i Renholdsregisteret före signering
En styrelse som skickar ut en förfrågan byggd på denna lista får offerter som faktiskt går att jämföra, och slipper upptäcka efter tre månader att ”trappstädning” betydde något helt annat för leverantören än för de boende. Vill ni ha hjälp att sätta upp en upphandling för er bostadsrättsförening eller samfällighet, ta gärna kontakt för ett förutsättningslöst samtal. Se även vår guide till att välja städleverantör.
