Städning i bostadsrättsföreningar: så här skriver styrelsen en bra upphandling
Ska styrelsen upphandla städning av gemensamma utrymmen? En bra upphandling beskriver yta per zon, vilka ytor som ingår, frekvens per uppgift och önskad kvalitetsnivå enligt INSTA 800 – inte bara ”trappstädning en gång i veckan”. Då blir offerterna jämförbara, och ni undviker att jämföra äpplen med päron. Kontrollera också att företaget finns i Renholdsregisteret (det norska registret för städföretag). Det är ett lagkrav.
Vad bör upphandlingen specificera?
Det vanligaste misstaget är att skicka ut en förfrågan på två rader: ”Vi behöver trappstädning i två trappuppgångar, vad kostar det?” Då får ni fem offerter som omöjligt kan jämföras, eftersom varje leverantör har gissat olika om omfattningen. Beskriv jobbet precist istället.
En upphandling som ger bra, jämförbara offerter bör innehålla:
- Yta per zon i kvadratmeter. Trappuppgångar, tvättstugor, gemensamma gångar, hiss, garage, cykelförråd, soprum. Räkna upp ytan eller hämta den från byggnadsritningarna.
- Vilka ytor som ingår. Golv, räcken, dörrhandtag, postlådeställ, glaspartier i entrédörr, lister, fönsterbrädor. En post som ”trappstädning” tolkas vitt skilda.
- Frekvens per uppgift. Golvtvätt veckovis, men räcken och kontaktytor kanske två gånger i veckan, fönster i trappuppgång två gånger om året. Skilj mellan rutinuppgifter och periodisk städning.
- Önskad kvalitetsnivå (INSTA 800). Ange vilken nivå ni förväntar er på en skala från 0 till 5 (mer om detta nedan).
- Vinterrutin för entréparti. Salt, sand och slask sliter på golvet och dras långt in. Beskriv extra mattor, tätare tvätt av de första metrarna och om leverantören ska följa upp under säsongen. Se även vinterstädning mot salt och slask.
- Krav på godkännande i Renholdsregisteret och dokumenterad ansvarsförsäkring.
Ju mer ni fyller i själva, desto mindre utrymme för att en leverantör prissätter lågt genom att skära ner på det ni egentligen behöver.
Hur ofta bör trapporna städas?
Det finns inget facit, och det är just därför frekvens bör beskrivas, inte antas. En vanlig huvudregel är våttvätt av trappuppgången en gång i veckan, med torrmoppning eller en extra runda mitt i veckan i de mest trafikerade byggnaderna. Lågtrafikerade trappuppgångar med få boende kan klara sig fint med varannan vecka.
På vintern ändras ekvationen. När boende drar in salt och slask från trottoaren, dras fukt och kalkrester långt in i trappuppgången, och entrépartiet blir slitet och grått. Då kan det löna sig med två tvättar i veckan av de första metrarna, även om resten av trappuppgången håller veckovis frekvens.
Ett bättre grepp än att diktera frekvensen är att beskriva resultatet ni vill ha. Säg att golvet ska vara fritt från synlig smuts och sand, att räcken och dörrhandtag ska vara rena att ta på, och att entrépartiet inte ska ha grå ränder av salt. Då kan leverantören föreslå den frekvens som faktiskt ger det resultatet, och ni kan mäta om de levererar.
Vad är INSTA 800, och hur använder styrelsen det?
NS-INSTA 800 är en nordisk standard för att mäta och dokumentera städkvalitet på en skala från 0 till 5, där 5 är högst. Den säger inget om metod eller hur ofta det städas, bara hur rent det faktiskt är när jobbet är klart. Det gör den användbar för en styrelse: istället för att bråka om ”det ser inte rent ut”, kan ni avtala en mätbar nivå och kontrollera mot den.
Var precis i ordvalet. INSTA 800 är en kvalitetsstandard, inte en företagscertifiering. En leverantör kan erbjuda städning enligt INSTA 800-nivå, men ingen är ”INSTA 800-certifierad” som företag. Be hellre om att de levererar och dokumenterar en bestämd nivå, och att ni kan göra stickprov.
För trappuppgångar och gemensamma gångar är nivå 3 ofta en bra utgångspunkt: rent och snyggt för daglig användning, utan att överprissätta en nivå som passar ett sjukhus. Representationsytor eller receptionszoner i större bostadsrättsföreningar kan ligga högre. Vill du förstå mekaniken bakom nivåerna, har vi en egen genomgång av vad INSTA 800 betyder för köpare av kontorsstädning.
Hur jämför styrelsen offerterna korrekt?
Pris är det enklaste att jämföra och det farligaste att se isolerat. Den allmänna minimilönen för städning är 236,54 NOK/timme för vuxna (gällande från 15 juni 2025, med en egen lägre sats för arbetstagare under 18 år och minst 29 NOK/timme i nattillägg). Satsen revideras årligen i juni. När någon ligger långt under det detta golv indikerar i timpris, har de antingen räknat för få timmar på jobbet eller skurit ner någonstans de inte borde – ofta i lön eller i registerplikt.
Jämför offerterna på lika villkor:
| Vad du kontrollerar | Varför det spelar roll |
|---|---|
| Samma yta och samma zoner | Olika omfattning gör priserna omöjliga att jämföra |
| Samma frekvens per uppgift | Ett erbjudande kan ha inkluderat hälften så många tvättar |
| Samma kvalitetsnivå (INSTA 800) | Nivå 2 kostar mindre än nivå 4 av en anledning |
| Antal timmar, inte bara totalpris | Avslöjar om någon har underbudgeterat tiden |
| Godkännande i Renholdsregisteret | Lagkrav – utan det är köpet olagligt |
| Ansvarsförsäkring och referenser | Täcker skada, och visar att de levererar över tid |
Be om att varje offert anger uppskattat antal timmar per månad och vem som har ansvaret vid sjukdom och semester. Ett lågt totalbelopp som förutsätter att städning uteblir i juli, är ingen besparing. Principerna är desamma som vid köp av kontorsstädning, och vår översikt över kontorsstädning-priser ger en bild av vad marknaden ligger på per 2026.
Varför måste företaget finnas i Renholdsregisteret?
Detta är inte en rekommendation, det är lagen. Sedan 1 juli 2018 har det varit olagligt – även för privatpersoner och därmed för en bostadsrättsförening eller samfällighet – att köpa städtjänster från en verksamhet som inte är godkänd i Arbeidstilsynets Renholdsregister. Att köpa från ett icke-godkänt företag är straffbart.
Kontrollen tar två minuter: sök upp företaget i Renholdsregisteret innan ni skriver under. Ett seriöst företag har godkännandet i ordning och delar det gärna oombedd. Saknas det, är det en tydlig signal om att något inte stämmer, oavsett hur bra priset ser ut. Vi går grundligare igenom detta i guiden om laglig städhjälp och Renholdsregisteret.
Hur lång bör kontraktet vara?
En vanlig och förnuftig ram är 12 månader med ömsesidig uppsägning på en till tre månader. Det ger leverantören tillräcklig förutsägbarhet för att bemanna fast, och styrelsen en verklig utväg om kvaliteten brister. Undvik långa bindningstider utan uppsägningsklausul. En bostadsrättsföreningsstyrelse byts ut regelbundet, och ni ska inte binda en ny styrelse till ett avtal ingen är nöjd med.
Lägg in en punkt om att kvaliteten kan utvärderas, gärna med ett enkelt INSTA 800-stickprov efter de första månaderna, och att ihållande avvikelser ger grund för att säga upp i förtid. Avtala också prisreglering: knyt den till den årliga justeringen av minimilönen i juni, så slipper ni överraskningar när satsen uppdateras.
Återanvändbar checklista för upphandling för styrelsen
Spara denna och använd den varje gång städningen av gemensamma utrymmen ska upphandlas:
- Yta uppmätt per zon (trappuppgångar, gångar, hiss, garage, förråd)
- Lista över vilka ytor som ingår per zon
- Frekvens angiven per uppgift, inte bara ”trappstädning”
- Önskad INSTA 800-nivå angiven (typiskt nivå 3 för trappuppgångar)
- Vinterrutin för entréparti beskriven
- Krav på godkännande i Renholdsregisteret med i förfrågan
- Krav på ansvarsförsäkring och minst två referenser
- Be om uppskattat antal timmar per månad, inte bara totalpris
- Avklarat vem som täcker sjukdom och semester
- Kontraktslängd 12 månader med 1–3 månaders uppsägning och utvärderingspunkt
- Kontrollera varje företag i Renholdsregisteret innan signering
En styrelse som skickar ut en förfrågan baserad på denna lista, får offerter som faktiskt går att jämföra, och slipper upptäcka efter tre månader att ”trappstädning” betydde något helt annat för leverantören än för de boende. Vill ni ha hjälp med att sätta upp en upphandling för bostadsrättsföreningen eller samfälligheten, kontakta oss gärna för ett förutsättningslöst samtal. Se även vår guide till att välja städleverantör.
